Відділ документообігу та звернень громадян

Адреса:
м-н Шевченка 33
м. Надвірна, 78405
zagal@nadrda.gov.ua
Розпорядок роботи:
понеділок – четвер – з 8.00 до 17.15;
п’ятниця – з 8.00 до 16.00;
обідня перерва – з 12.00 до 13.00;
вихідні дні: субота, неділя

Структура відділу

Андріїв Ярослав Богданович начальник відділу (03475) 2-91-10
Глушко Марія Олексіївна
Думенко Оксана Богданівна
Тацяк Іванна Ярославівна
Нагорняк Олександра Василівна
Кисляк Марія Михайлівна
 

головний спеціаліст( дек. відпустка)
головний спеціаліст( дек.відпустка)
головний спеціаліст
головний спеціаліст (дек. відпустка)
головний спеціаліст

 

(03475) 2 -91-10

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
про стан роботи з документами у 2018 році

Проведений аналіз роботи з документами свідчить, що в апараті райдержадміністрації за 2018 рік документообіг в цілому становив 3959 документів, у тому числі: 2557 – вхідна кореспонденції, 635 – вихідна кореспонденція, 767 – видані райдержадміністрацією документи (розпорядження, рішення колегії райдержадміністрації), 227 – видано наказів керівника апарату райдержадміністрації, 1718 – направлено електронної пошти.
Відповідно до вимог Регламенту райдержадміністрації та інструкції з діловодства всі документи в день надходження опрацьовувалися відділом документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації: реєструвались працівниками відділу у базі даних автоматизованої системи діловодства “АСКОД”, передавались у сектор контролю апарату райдержадміністрації для опрацювання та взяття на контроль і згідно з резолюціями керівництва надсилалися структурним підрозділам райдержадміністрації, районним установам та організаціям, міському селищному, сільським головам для виконання, ознайомлення та використання в роботі.
Тісна співпраця керівництва райдержадміністрації та її структурних підрозділів з керівниками районних установ і організацій, міським, селищним, сільськими головами сприяла позитивному вирішенню найважливіших питань розвитку району.
Найактуальніші питання виносилися на розгляд колегії райдержадміністрації. У 2018 році відбулося 7 засідань колегії райдержадміністрації, на яких розглянуто 21 питання, прийнято 18 рішень колегії та видано відповідні розпорядження районної державної адміністрації.
У засідання колегії райдержадміністрації брали участь представники облдержадміністрації, міський, селищний, сільські голови, голови об’єднаних територіальних громад, керівники підприємств району, представники засобів масової інформації, громадських організацій та громадськості району.
На засіданнях колегії розглядались актуальні питання, зокрема:
– про виконання бюджету району за результатами І півріччя 2018 року;
– про виконання програми соціально-економічного та культурного розвитку Надвірнянського району за І півріччя 2018 року;
– про стан пасажирських перевезень в районі;
– про стан сплати до бюджетів усіх рівнів податків, зборів та інших обов’язкових платежів суб’єктами господарювання району за перший квартал 2018 року;
– про підсумки роботи підприємств паливно-енергетичного комплексу та житлово-комунального господарства під час опалювального періоду 2017-2018 року та завдання щодо підготовки до опалювального сезону 2018-2019 року відповідно до розпорядження облдержадміністрації від 11.05.2018 №260;
– про хід реалізації в районі Національної кампанії «Лікар для кожної сім’ї»;
– про стан готовності закладів освіти району до нового 2018-2019 навчального року (відповідно до нормативних актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України);
– про стан розгляду звернень громадян за підсумками першого півріччя 2018 року відповідно до Указу Президента України від 07.02.2018 р. № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та місцевого самоврядування»;
– про стан виконавської дисципліни в роботі з документами за підсумками першого півріччя 2018 року відповідно до вимог Указу Президента України від 26.07.2005 р. № 132;
– про стан надання субсидій на оплату житлово-комунальних послуг (відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 21.10.1995 року № 848 «Про спрощення порядку надання населенню субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива» (зі змінами));
– про схвалення проекту районного бюджету на 2019 рік та прогнозу районного бюджету на 2020-2021 роки.
Відділом документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації систематично у робочому порядку надавалася методична та практична допомога виконавцям щодо дотримання встановлених Регламентом райдержадміністрації та інструкцією з діловодства вимог до оформлення, змістовного наповнення і термінів підготовки та доопрацювання документів колегії райдержадміністрації. Після засідань матеріали колегії доопрацьовувалися виконавцями спільно з відділом документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації, із внесенням прийнятих на засіданнях зауважень і доповнень. Своєчасно видавались та доводились до відома зацікавлених сторін відповідні розпорядження райдержадміністрації.
Слід зазначити, що структурним підрозділам райдержадміністрації та іншим службам необхідно поліпшити роботу щодо забезпечення належної підготовки матеріалів на засідання колегії райдержадміністрації, їх доопрацювання після засідань з урахуванням всіх зауважень та доповнень. Незважаючи на постійні нагадування працівників відділу документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації, трапляються випадки порушення окремими виконавцями вимог щодо якості, термінів їх підготовки та доопрацювання. Зокрема це стосується відділу економічного розвитку, промисловості,транспорту та лісового господарства; відділу архітектури, містобудування, містобудівного кадастру та житлово-комунального господарства райдержадміністрації та інші. Також є суттєві зауваження щодо змістовного наповнення цих документів та нечіткого формулювання доручень.
Часто виконавці не відображають реального стану справ у своїй галузі, не подають інформацію про шляхи усунення недоліків у роботі та не встановлюють конкретні завдання для забезпечення належного контролю за їх виконанням. Працівники відділу документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації змушені щоразу наголошувати і нагадувати їм про це, формулювати тексти, доповнювати їх відповідними пунктами. На жаль, досить часто виконавці, відповідальні за підготовку матеріалів, взагалі не спроможні сформулювати зміни та доповнення до проектів рішень колегії райдержадміністрації.
Для покращення роботи надалі необхідно підвищити відповідальність керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, установ і організацій району за якісну та своєчасну підготовку матеріалів на засідання колегії райдержадміністрації (за 7 днів до засідання), їх доопрацювання після засідань згідно із внесеними зауваженнями і доповненнями (протягом 10 днів). У рішеннях колегії та відповідних розпорядженнях райдержадміністрації необхідно висвітлювати проблемні питання та шляхи їх вирішення, чітко визначати виконавців, завдання і терміни їх виконання.
Протягом 2018 року до райдержадміністрації надійшло 11 – законів України, 5 – указів, розпоряджень Президента України, 42 – постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших документів органів влади вищого рівня.
Належним чином налагоджена взаємодія керівництва райдержадміністрації з органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями району сприяла вирішенню актуальних питань життєдіяльності району.
Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень голови райдержадміністрації, слід зазначити, що за 2018 рік видано 522 розпорядження голови, зокрема, 356 – з основної діяльності, 166 – з кадрових питань (відпустки, особовий склад, відрядження). Із загальної кількості розпоряджень видано 4 спільних з головами Надвірнянської районної державної адміністрації та Надвірнянської районної ради, а також 5 спільно з виконавчим комітетом Яремчанської міської ради. Видано за 2018 рік 227 наказів керівника апарату райдержадміністрації, зокрема, 4 – з основної діяльності, 223 – з кадрових питань (відпустки, особовий склад, відрядження).
Документування управлінської діяльності райдержадміністрації здійснювалось відповідно до вимог регламенту райдержадміністрації (розпорядження райдержадміністрації від 22.02.2017 № 65 та від 04.10.2018 № 260 (із змінами)) та інструкції з діловодства (розпорядження райдержадміністрації від 04.10.2018 № 259).
Відповідно до встановлених вимог сільські, селищний, та міський голови повинні порушувати питання, що потребують вирішення керівництвом облдержадміністрації через голів райдержадміністрацій. Усупереч вимог регламенту мали місце факти, коли сільські та міський голови напряму звертались до облдержадміністрації (міський та сільський голови м. Надвірна, с.Цуцилів).
Керівництвом райдержадміністрації постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів райдержадміністрації за дотриманням вимог регламенту райдержадміністрації та інструкції з діловодства щодо роботи з документами, підвищення рівня виконавської та трудової дисципліни у підпорядкованих підрозділах. Для посилення виконавської дисципліни в роботі з документами керівництву райдержадміністрації щомісячно подавались інформаційні дані про кількість неповернутих виконавцями оригіналів документів. Відповідно, виконавцям попередньо двічі на місяць надсилались переліки-нагадування про неповернені документи та документи, терміни виконання яких наступлять.
Ці питання постійно обговорювались на нарадах, що проводились головою райдержадміністрації, першим заступником, керівником апарату райдержадміністрації. Для вжиття невідкладних заходів за підсумками нарад виконавцям надсилались протоколи нарад, що значно покращило виконавську дисципліну в роботі з документами.
З метою вдосконалення роботи з документами, розгляду звернень громадян проведено семінари-навчання за участю відповідальних працівників відділу документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації з міським, селищним, сільськими головами та секретарями місцевих рад району щодо стану ведення діловодства, контролю та звернень громадян у виконавчих комітетах, а також семінари-навчання відповідальних працівників райдержадміністрації, служб, установ району, які відповідають за стан ведення діловодства, контролю та роботи із зверненнями громадян.
Для структурних підрозділів райдержадміністрації, бюджетних установ району, виконавчих комітеті міської, селищної, сільських рад було розроблено витяги з інструкції з діловодства для використання її в практичній роботі.
Відділом документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації вживались заходи попереджувального контролю шляхом щомісячного надсилання виконавцям переліків неповернутих до райдержадміністрації документів і тих, терміни виконання яких наступлять, та проведення роз’яснювальної роботи з цих питань. Щоденно в робочому порядку надавалась допомога з питань підготовки й оформлення розпоряджень та інших документів структурним підрозділам райдержадміністрації, районним установам та організаціям.
Незважаючи на вжиті заходи щодо поліпшення виконавської дисципліни, все ще трапляються випадки порушення встановлених Регламентом райдержадміністрації та інструкцією з діловодства вимог щодо роботи з документами. Так, структурні підрозділи райдержадміністрації продовжують порушувати терміни повернення документів до райдержадміністрації.
Станом на 31.12.2018 року у відділ документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації не повернули документи: відділ економічного розвитку, промисловості, транспорту та лісового господарства райдержадміністрації; управління соціального захисту населення райдержадміністрації; відділ освіти райдержадміністрації; відділ архітектури, містобудування, містобудівного кадастру та житлово-комунального господарства райдержадміністрації; відділ будівництва райдержадміністрації; центральна районна лікарня.
З метою посилення виконавської дисципліни та вдосконалення ведення діловодства відділом документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації двічі на рік готуються доповідні записки про стан роботи з документами в райдержадміністрації, в яких висвітлюються конкретні недоліки і зауваження до виконавців та даються завдання щодо усунення виявлених порушень.
І надалі структурні підрозділи райдержадміністрації не дотримуються вимог інструкції з діловодства (на які їм постійно наголошувалося) щодо своєчасного подання листів відділу документообігу та звернень громадян апарату райдержадміністрації для опрацювання, реєстрації та відправки кореспондентам.
Слід звернути увагу на оформлення структурними підрозділами райдержадміністрації листів-відповідей, які не завжди відповідають встановленим вимогам. Трапляються випадки відсутності посилання на номер і дату первинного листа або неправильного, нечіткого написання цих реквізитів, а з тексту неможливо визначити, на який документ надіслано відповідь. Цей недолік передусім слід виправити відділу економічного розвитку, промисловості, транспорту та лісового господарства райдержадміністрації, відділу архітектури, містобудування, містобудівного кадастру та житлово-комунального господарства райдержадміністрації, відділу будівництва райдержадміністрації.
Досить часто виконавці порушують вимоги щодо оформлення додатків та зазначення у текстах інформації про їх наявність, кількість аркушів тощо. Недотримуються окремих параметрів при підготовці листів (розміри полів).
Деякі виконавці не вказують на листах свої реквізити (прізвище та номер телефону).
Часто на пояснювальних записках та довідках про погодження проектів розпоряджень не вказують дату підпису, що не відповідає вимогам.
Вкотре звертаємо увагу, що виконавці в обов’язковому порядку у тексті розпорядження повинні визначати окремим пунктом структурний підрозділ (головного відповідального виконавця), на якого покладається збір, аналіз та узагальнення інформації від задіяних у розпорядженні виконавців.
У проектах розпорядженнях райдержадміністрації, що готують структурні підрозділи райдержадміністрації виявляються змістовні, граматичні, стилістичні, пунктуаційні та інші помилки (зокрема, неправильно зазначені назви структурних підрозділів, комісій, посад керівників, згаданих у текстах документів тощо), відсутні пункти про координацію роботи та подання інформації співвиконавцями.
При підготовці розпоряджень, що підлягають державній реєстрації, виконавцям необхідно дотримуватись порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.05.2013 року № 883/5, та п. 103 інструкції з діловодства.
Для забезпечення конституційних прав і свобод громадян та юридичних осіб здійснено реєстрацію 3 розпоряджень райдержадміністрації в головному територіальному управлінні юстиції в області.
Структурним підрозділам райдержадміністрації слід звернути увагу на належне оформлення розпоряджень райдержадміністрації, які підлягають державній реєстрації у головному територіальному управлінні юстиції в області, в тому числі дотримуватися термінів їх подання на державну реєстрацію. Інколи виконавці не вказують, що зазначені в тексті документи зареєстровані в органах юстиції, не наводять дат і номерів державної реєстрації, а іноді взагалі забувають посилатися на відповідні нормативно-правові акти.
Зважаючи на вищевикладене, рекомендуємо керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації, установ, організацій району забезпечити ознайомлення новопризначених на державну службу працівників з нормативними документами (Регламентом райдержадміністрації, інструкцією з діловодства, Положенням про колегію райдержадміністрації тощо). Також необхідно провести аналіз стану роботи з підготовки проектів розпоряджень, обговорити ці питання на відповідних нарадах і вжити заходів для усунення наявних недоліків. Потрібно посилити персональну відповідальність за дотримання встановлених вимог щодо підготовки й оформлення розпоряджень, окремих доручень та протоколів нарад у керівництва райдержадміністрації та інших документів.
Структурним підрозділам райдержадміністрації, установ, організацій району необхідно забезпечувати надійне збереження документів Національного архівного фонду та соціально значущих документів.
Також наголошуємо на необхідності своєчасного надання райдержадміністрації інформації про наявність поштових, кадрових, структурних та інших змін в структурних підрозділах райдержадміністрації, районних установах і організаціях (назва, поштова та електронна адреси установи, прізвище керівника і його заступників, назви посад, номери телефонів та факсів).

За результатами роботи з документами у 2018 році структурним підрозділам райдержадміністрації районним установам, організаціям рекомендовано:

1. Опрацювати висвітлені у цій доповідній записці зауваження і недоліки щодо роботи з документами, проаналізувати причини їх наявності та вжити невідкладних заходів для їх усунення.
2. Забезпечувати більш якісну та своєчасну підготовку документів, їх повне виконання і повернення усіх оригіналів до райдержадміністрації.
3. Систематично здійснювати перегляд та оновлення (шляхом своєчасної підготовки відповідних розпоряджень і наказів) комісій, робочих груп у зв’язку з кадровими змінами.
У разі наявності законодавчих, структурних чи функціональних змін своєчасно затверджувати у новій редакції положення про підрозділи та їх структуру.
4. Вести облік змін, доповнень та втрати чинності документів (передусім розпоряджень, наказів) з метою недопущення використання у роботі тих документів, що втратили чинність.
5. Забезпечувати здійснення роботи з упорядкування архівних документів, ведення їх обліку, дотримання встановлених вимог щодо їх зберігання та передачі до Національного архівного фонду.
6. Обговорити питання стану роботи з документами на відповідних нарадах, вжити дієвих заходів для усунення виявлених порушень і підвищення рівня виконавської дисципліни.
7. Посилити персональну відповідальність керівників і спеціалістів за дотримання встановлених вимог щодо підготовки й оформлення службових листів, протоколів, окремих доручень керівництва, розпорядчих та інших документів.
8. Забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з Регламентом райдержадміністрації, інструкцією з діловодства, іншими нормативними документами та надання їм допомоги з цих питань.

Доповідну записку рекомендуємо надіслати керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації, районних установ та організацій, міському, селищному, сільським головам для належного реагування та вжиття дієвих заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

Інформаційні дані

про документообіг в апараті районної державної адміністрації

за 2018 рік

Види документів Кількість документів по роках:  

 

+      –

2017 2018
1 2 3 4 5
  Документообіг в цілому становить 3753 3959 +202
  у тому числі:      
1. Всього одержано документів: 3211 2557 -654
  у тому числі:      
  указів Президента України 18 5 -13
  розпоряджень Президента України 0 0
  законів України 90 11 -79
  постанов Верховної ради України 16 20 +4
  постанов Кабінету Міністрів України

витягів з протоколів засідань Кабінету Міністрів України

49 30 -19
  розпоряджень Кабінету Міністрів України 12 12 0
  Листів:      
  Адміністрація Президента України 120 20 -100
  Верховної  Ради України 11 11 0
  Кабінету Міністрів України 68 26 -42
  міністерства інших органів державної влади вищого рівня 131 172 +41
  структурних підрозділів облдержадміністрації та інших установ і організацій області 2003 1403 -600
  структурних підрозділів райдержадміністрації та інших установ і організацій району 693 847 +154

 

2. Всього надісланих документів 542 635 +93
  з них:      
  Адміністрації Президента України 0 0 0
  Верховній Раді України 0 3 +3
  Кабінету Міністрів України 0 1 +1
  міністерствам, іншим органам державної влади вищого рівня 0 7 +7
  структурним підрозділам облдержадміністрації 198 180 -18
  іншим установам та організаціям 344 444 +100
3. Всього видано документів 569 767 +218
  У тому числі:      
  рішення колегії райдержадміністрації 19 18 -1
  розпоряджень райдержадміністрації 550 522 -28
  наказів керівника апарату райдержадміністрації 0 227 +227

 

Начальник відділу документообігу
та звернень громадян апарату
райдержадміністрації                                                                                                                        Ярослав Андріїв

0 Коментарі

Ще немає коментарів

Залишити коментар

Ваша електронна адреса не буде опублікована. Обов*язкові поля позначені *