Цифровізація нотаріату: перевірити нотаріальний документ з QR-кодом можна у застосунку Дія

Впровадження електронного нотаріату в Україні – Нота – стартувало. Перший етап проекту – нотаріальні документи з QR-кодом, автентичність яких можна перевірити за допомогою QR-сканера у застосунку Дія.

«QR-код – це додатковий надійний захист документа від підробок. За статистикою, найчастіше шахраї або підробляють окремі формулювання і дати у вже готовому документі, який видав нотаріус. Нотаріальні ж документи з QR-кодом повністю захищені. Адже, по-перше, електронні копії нотаріальних документів з QR-кодом зберігаються в системі е-нотаріату, і внести зміни в текст нотаріального документа після завантаження його в систему – неможливо. По-друге, формування документа з QR-кодом відбувається виключно за допомогою Єдиної державної системи е-нотаріату нотаріусами, що здійснюють нотаріальну діяльність», – розповідає заступник Міністра юстиції України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Сергій Орлов.

Тож, як сформувати документ з QR-кодом? Розглянемо на прикладі довіреності:

1. Людина приходить до нотаріуса, надає паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), інформацію про довірену особу (представника) та підписує сформований документ з QR-кодом.

2. Нотаріус сканує файл з підписом особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, та своєю печаткою, завантажує в систему е-нотаріату, а паперовий варіант віддає цій особі.

І це все, довіреність створено.

Як після цього перевірити документ з QR-кодом у застосунку Дія?

1. Довірена особа приходить із оригіналом паперової довіреності з QR-кодом в установу. Наприклад, в банк, щоб відкрити вам рахунок.

2. Працівник банку зчитує QR-код сканером у застосунку Дія.

3. У працівника автоматично на екрані відкриється запит на отримання електронної копії такого документа. Йому потрібно лише натиснути кнопку “Надіслати”.

4. Запит отримуєте одночасно і ви, і ваша довірена особа. Хтось із вас має підтвердити його у застосунку Дія.

5. Після цього працівник банку отримує сповіщення про підтвердження запиту. Завантажує електронну копію документа, перевіряє її та може відкрити вам рахунок.

У разі невдалого сканування QR-коду застосунок Дія сповістить, у чому проблема: немає інтернету, документ відсутній у системі е-нотаріату тощо. Для перевірки документа в обох — власника документа та перевіряючого — має бути встановлений застосунок Дія та доступ до інтернету.

Наразі з QR-кодом нотаріуси можуть формувати такі документи, як довіреність, договір оренди транспортних засобів та заява, на якій засвідчується справжність підпису. QR-код наноситься на нотаріальні документи як на білому папері, так і на спеціальному бланку.

«Для перевірки довіреності на білих аркушах паперу необхідно звертатися до нотаріуса, який її видав. І чекати протягом двох робочих днів підтвердження чи спростування того, що він дійсно посвідчив цю довіреність. QR-код же надає можливість завантажити електронну копію документа у кілька кліків для перевірки автентичності його тексту і подальшого зберігання. При цьому не потрібно робити сканкопії чи фотографувати», – пояснює Сергій Орлов.

Формування документа з QR-кодом відбувається виключно за допомогою Єдиної державної системи е-нотаріату нотаріусами, що здійснюють нотаріальну діяльність. Підключення нотаріусів до системи електронного нотаріату відбувається поступово. Наразі формувати нотаріальні документи з QR-кодом можуть лише нотаріуси міста Київ та при наявності такої технічної можливості в умовах воєнного стану. Згодом до системи долучаться нотаріуси з усієї України.

У перспективі в електронному нотаріаті будуть зберігатися усі нотаріальні реєстри, а нотаріуси та клієнти матимуть власні кабінети. Це дозволить знайти необхідний документ за кілька кліків, тож пришвидшить діловодство, а також вбереже від шахрайських схем, адже система отримання необхідного документа буде проходити прозоро у системі, з діючими нотаріусами.

Проект реалізовано Міністерством юстиції України спільно з Міністерством цифрової трансформації України за участю Нотаріальної палати України.